Как работать, когда ничего не успеваешь и задач очень много

Приемы управления задачами

Считайте, на что вы тратите время: буквально берите отрезки по 5 минут и смотрите аналитику.  Вот ссылка на приложение, которое в этом поможет: https://toggl.com/app/timer.

Уберите все отвлекающие факторы и уведомления.

Фокусируйте свое внимание на цели недели, месяца, квартала, жизни.

Группируйте однотипные задачи. Например, все звонки делайте в одно время.

Не назначайте задачи себе на будущее, а если назначаете, то правильно формулируйте. Хорошо составленная задача не заставляет думать, с чего начать, и отвечает на вопрос: «Что нужно сделать?»

Сосредоточиться и начать работать более эффективно поможет так называемый метод помидора. Он заключается в том, что время выполнения задачи вы делите на отрезки по 25 минут («помидоры») с 5-минутными перерывами между ними. Это похоже на чередование уроков и перемен в школе. После блока из 4 «помидоров»  делаете большой перерыв на 15-30 минут. Контролировать время можно с помощью этой программы: https://pomelloapp.com/. Для еще большего удобства свяжите ее с вашими досками Trello.

Несрочные задачи старайтесь выполнять с утра, до разбора почты.

Используйте спусковые крючки для начала работы над задачей (кофе, музыка, пинок от начальства).

Составляйте списки задач, чтобы разгрузить мозг. Задачи, висящие в памяти, маркируются сознанием как более важные, однако на самом деле таковыми не являются.

Решению творческих задач уделите всего 25 минут — один «помидор». Этого времени хватит, чтобы обдумать задачу и наметить дальнейшие этапы ее выполнения.

Мыслетопливо

Максим Дорофеев предлагает управлять не столько временем, сколько мыслительной энергией, или, как он ее называет, мыслетопливом. Рекомендую его книгу «Джедайские техники», в которой, в частности, говорится о принципах экономии мыслетоплива и приводится следующая схема:

Оценка задач

При анализе конкретной задачи не всегда удается однозначно оценить ее сложность. Однако гораздо легче определить, насколько сложна одна задача относительно другой.

Наиболее удобно использовать для этого числовой ряд Фибоначчи: 1, 2, 3, 5, 8, 13, 21 и т.д. С помощью возрастающих чисел проще разделять задачи по сложности. Для оценки задач используют технику, называемую покер планирования.

Необходимо измерять скорость исполнения задач и спрашивать, почему нельзя работать быстрее, что этому мешает.

Также можно разбить любой проект на истории, которым присвоить уровень сложности. Это позволит оценить, за какое время можно закрыть проект. Но то, насколько быстро и слаженно работает команда, будет ясно только после выполнения нескольких историй.

Методика решения задач «5 почему»

Суть этой методики в том, чтобы докопаться до первоисточника проблемы, последовательно задав себе 5 вопросов «Почему?». Это один из принципов бережливого производства, описанный в книге «Дао Toyota».

Теория ограничений Голдратта

Повысив свою производительность, вы не повысите производительность компании, а сделаете только хуже, загрузив всех. Поэтому ставьте регулятор: смотрите на предельную скорость работы задействованных служб. Если вы хотите поднять показатели компании, то необходимо по цепочке увеличивать производительность всех других служб.

Делегирование

Рекомендую для прослушивания книгу Кёрка Ректора «Делегировать или умереть». Суть сводится к тому, что все, кроме удовлетворения естественных потребностей и планирования, можно делегировать.